WohnCom® FAQs

Alle Fragen zum Themenkreis Datenaufbereitung

Wie kommen meine Daten in das Betriebskosten-Benchmarking-System ?

Oberstes Ziel von WohnCom ist es, Sie von einem Aufwand bei der Datenaufbereitung freizustellen.
Grundsätzlich sind alle Kostendaten aus einem wohnungswirtschaftlichen EDV-System (ERP-System) exportierbar.
Für das Betriebskosten-Benchmarking werden Daten in bestimmter Struktur benötigt, die durch den Abrechnungsproozess auch vorhanden sind.
So werden die Kosten pro Objekt und Kostenart sowie die entspr. Umlagefläche im Wohnungsunternehmen / der Verwaltung exportiert und digital an uns weitergeleitet (per mail oder CD etc.)

Eine Bearbeitung dieser Daten durch Mitarbeiter der Betriebskostenabrechnung ist nicht erforderlich. Es kann im regelmäßigen Verfahren stets ein Geamtexport aller Objekte stattfinden, auch wenn einige nicht in das Procedere einbezogen werden sollen. Hierfür ist ledidglich eine Liste erforderlich (blacklist), die bei uns zum Ausschluß von darin enthaltenen Objekten führt.

Nach der Erfassung der Benchmarking-Daten werden sie einer Plausibilitätsprüfung unterzogen. Die Ergebnisse dieser Prüfung (fehlende oder auffällige Kosten-, Flächen- und Strukturdaten) werden von dem Benchmarking-Teilnehmer ggf. korrigiert. Die geprüften Daten werden daraufhin in den Benchmarking-Pool eingespeist und die Auswertungen im Internet zur Verfügung gestellt.

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Welcher Arbeitsaufwand entsteht für die Datenlieferung an WohnCom ?

Wenn bestimmte Voraussetzungen erfüllt sind, entsteht für die Datenlieferung fast kein zusätzlicher Aufwand. Die Daten werden i.d.R. aus dem EDV-System exportiert. In einem (kostenlosen) Test können wir gemeinsam herausfinden, ob das auch für Sie gilt.
Da in der deutschen Wohnungswirtschaft Standard-Software für die Betriebskosten-Abrechnung verwendet wird, können wir Ihnen sicherlich Ansprechpartner aus unserem Anwenderkreis nennen, die mit dem gleichen System arbeiten wie Sie.

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Müssen wir unsere Buchhaltung / unseren Kontenplan umstellen ?

Nein, das brauchen Sie nicht. .......weitere Infos

Was wird bei Ihrer Plausibilitätsprüfung geprüft ?

Bei der Plausibilitätsprüfung werden Anfall und Höhe der Kosten und das Vorhandensein von Flächen- und Strukturangaben geprüft:
Die Benchmarking-Daten (Kosten-, Flächen- und ein Teil der Strukturangaben) werden auf ihre Vollständigkeit hin untersucht. Zum Beispiel wird bei jedem Objekt geprüft, ob zu jedem Kosteneintrag auch eine Flächenangabe vorliegt oder ob in einer Kostenposition im Vorjahr Kosten anfielen, im aktuellen Jahr jedoch keine Kosten angebeben wurden.

Vorjahresvergleiche zeigen auffällige Veränderungen bei den angefallenen Kosten und Flächen einzelner Objekte.

Der Vergleich mit den unternehmensinternen Typenschnitten richtet das Augenmerk auf Objekte, die bereits innerhalb des Unternehmens Ausreißer darstellen. Ggf. werden diese Ausnahmeobjekte vom Benchmarking ausgeschlossen, damit sie nicht den Unternehmensdurchschnitt verzerren.

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Kann ich Daten korrigieren bzw. ändern ?

Ja, Sie können Daten, die bei der Plausibilitätsprüfung aufgefallen sind, nachträglich ändern.
Zwischen unserer Rückmeldung über die Plausi-Ergebnisse und der Übertragung in das Zielsystem haben Sie genügend Zeit, Korrekturen vorzunehmen.
Manchmal gibt es ja auch Korrekturabrechnungen, die ohnehin zu einem anderen Datenstand führen müssen. Demzufolge können auch jederzeit nachträglich Daten geliefert werden.

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Wann müssen die jährlichen Daten geliefert sein ?

Da die meisten großen Wohnungsunternehmen erst im zweiten Halbjahr (nach Ende eines Abrechnungsjahres) Daten liefern, können auch Sie -wenn Sie das wollen- Ihre Daten gern im zweiten Halbjahr liefern.
Aber auch eine frühere Lieferung ist möglich. Einen Mindest-Termin gibt es nicht.

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Sind auch Teillieferungen möglich ?

In bestimmten Fällen kann es sinnvoll sein, bereits abgerechnete Teilbestände in das Verfahren zu liefern. Insbesondere bei großen und sehr großen Beständen findet das auch statt.
U.a. lassen sich dadurch frühzeitig Trends der Kostenentwicklung erkennen. Aber auch für die Einbindung der Verbrauchsanalyse als Info-Angebot an die Mieter / Nutzer ist soetwas sinnvoll.

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